Vanliga frågor och svar om Control Edge ekonomisystem

Control Edge är ett modul- och flödesbaserat ekonomisystem vilket innebär att man för varje modul arbetar i olika arbetsflöden och på så sätt säkerställs effektivt att all information som behövs är inmatad innan man kommer vidare till nästa steg.

Moduler som finns är:

• Redovisning
• Försäljning
• Leverantörsreskontra med attestflöde (helintegrerad elektronisk fakturahantering, så kallad EFH-modul)
• Anläggning
• Budget och Prognos
• Rapportering
• Import/Export

Modulerna är helintegrerade vilket innebär att t ex kundreskontran uppdaterar huvudboken automatiskt. När man arbetar i de olika modulerna, och arbetsflödena, så gör användarna det utifrån sin behörighetsroll.

Control Edge hanterar upp till 8 koddelar (redovisningsdimensioner) utöver affärsenhet (bolag), konto, valuta och antal. Control Edge har också möjlighet att till varje koddel koppla 20 indirekta koddelar (skuggkoder). Dessa skuggkoder kan man använda till att skapa grupperings-/summeringsnivåer som är effektivt och användbart, framför allt vid rapportuttag.

Du kan använda konto och upp till 8 koddelar som du bokför på i redovisningen, dvs koddelarna som är inkluderade i ekonomimodellen.

Ja, du kan välja i vilka fall du vill att en leverantörsfaktura ska stoppa. Leverantören kan kopplas till en mall utifrån referensvärden. Det vanligaste är att ni styr på beloppsintervall och antal fakturor. Det är också möjligt att sätta automatiskt stoppsteg i flödet om du vill att fakturan automatiskt ska gå igenom flödet.

Ja, du kan skapa verifikationer som skickas ut på attest där du styr vem som ska attestera verifikationen. Du kan även bifoga bilagor som är synliga för attestanten, och du har möjlighet att attestera från en mobilapp.

Ja, i avstämningsflöde Bankkontoavstämning hämtas kontoutdraget digitalt från banken och läses automatiskt in i Control Edge. Verifikaten på bankkontona matchas mot kontoutdraget från banken.

Ja, Control Edge har avstämningsflöden för konton, bankkonto, balanskonton vid bokslut samt även momsavstämningsrapport.

Ja, Control Edge har fullt stöd för komponentavskrivning enligt K3-regelverket. Till en huvudanläggning kopplas olika komponenter, så att varje komponent kan ha unika egenskaper såsom avskrivningstid och inköpsinformation. Det finns även färdiga anläggningsrapporter där du bl.a. kan få fram både skattemässiga och bokföringsmässiga restvärden.

Ja. Inom Visma finns Autopay, vilket är en framtidssäkrad betalningstjänst som ingår i Control Edge. Autopay automatiserar hela betalningsprocessen där betalningarna sker digitalt mellan Control Edge och er bank, vilket innebär ingen hantering av filer. Självklart finns det stöd för det betalningsformat som bankerna vill att ni ska skicka betalningar enligt, dvs ISO20022.

Ja, i Control Edge finns attestflöde vid nyupplägg av ny leverantör och även vid ändringar på befintlig leverantör, exempelvis ändring av bankkonto. Du kan även bifoga bilagor som är synliga för attestanten, och du har möjlighet att attestera från en mobilapp.

Ja, i Control Edge kan du sätta upp villkor för både transaktionsbaserade och saldobaserade automatkonteringar som sedan kan utföras automatiskt vid önskad tidpunkt.

Ja, Control Edge har en flexibel loggningshantering där du kan logga olika typer av förändringar som sker i databasen och få information om när och utav vem förädringarna skett vilket ger spårbarhet och transparens i vad som sker i ekonomisystemet.

Ja, vid upplägg av nya kunder och leverantörer i kund- och leverantörsregistret kan information hämtas automatiskt till registret i Control Edge, vilket förenklar och säkerställer att ni registrerar rätt kund- och leverantörsuppgifter i era register.

Ja, i verifikationsregistreringen finns möjlighet att vända verifikationen i nästa period. Systemet skapar då både originalverifikationen och en vändande verifikation för nästa period.

Ja, det finns stöd för automatisk beräkning av schablonmoms, dvs fastighets- och projektmoms. Ett exempel kan vara att Fastighet 100 har en avdragsgill momssats som är på 15 % . Vid kontering av en levarantörsfaktura på Fastighet 100 sker en automatisk beräkning av schablonmoms. Det innebär att 15 % kommer att konteras upp på momskontot och resten, dvs kostnadsförda momsen, kommer att bokföras på samma kostnadskonto. Vill ni inte ha samma kostnadskonto kan ni sätta upp ett generellt konto för kostnadsförd moms.

Ja, det finns en standardfunktion i Control Edge där hela fakturaflödet kan automatiseras. Dvs, fakturorna blir automatiskt granskade, konterade, attesterade och färdiga för betalning. Du sätter upp mallar på hur era återkommande leverantörsfakturorna ska konteras, vem som ska sakgranska och attestera samt med beloppsintervall. Du kan även välja hur många fakturor som får gå igenom det automatiska flödet.

Räkneexempel

Om en vanlig och återkommande faktura totalt tar 3 minuter att hantera manuellt genom hela flödet. Om 20% av ert företags fakturor är återkommande fakturor, dvs fakturor som är samma varje månad och med en återkommande kontering, och ni hanterar 10 000 fakturor på ett år så innebär det att 2 000 fakturor potentiellt är återkommande.

2 000 fakturor x 3 minuter = 100 timmar per år vilket motsvarar 2,5 arbetsvecka i tidsbesparing med automatiserad fakturahantering.

Läs mer om elektronisk fakturahantering i Control Edge.

Ja, Control Edge har en inbyggd schemaläggare där du kan schemalägga uppgifter så att de utförs automatiskt vid en viss tidpunkt. Du kan exempelvis schemalägga periodiseringar, automatkonteringar och avskrivningar.

All administration kopplat till användare hanteras på ett smidigt sätt av kundens egna systemadministratör. Här kan systemadministratören bland annat lägga upp nya användare, återställa MFA-koppling om en användare har en ny mobiltelefon, skicka ut inloggningsinstruktioner på nytt samt tilldela eller ta bort åtkomsten till tjänster i Control Edge.

Ja, Control Edge har ett rollbaserat behörighetssystem där man kan skapa olika roller med behörigheter som sedan kopplas till användaren och styr det användaren kan göra. De olika behörigheterna är enligt Ingen, Titta, Normal och Admin och detta kan sättas på en väldigt detaljerad nivå för ett helt flöde, delar av flöden, register, inställningar samt operationer, Behörighet kan också sättas på affärsenheter (bolag) om en användare inte ska ha tillgång till alla.

En användare kan kopplas till flera olika roller om så behövs och vid ändring av behörighet ändras rollen varpå användarna kopplade till rollen uppdateras för en enklare användaradministration.

Ja, och det kan styras per användare eller via rollen som användaren tillhör.

Ja, ni skapar egna roller för era användare på vilka konton och koddelar som användaren har tillgång till att kontera på.

Ja, användaren kan alltid se samtliga leverantörsfakturor som den har rättighet att se och kan även grupperas per företag.