Så effektiviserade SLP bokslutsprocessen med Control Edge

Från on-prem till molnet med Control Edge

SLP använde en on-prem lösning innan de migrerade till det molnbaserade ekonomisystemet Control Edge. De insåg behovet av att hålla sig uppdaterade med de senaste funktionerna, exempelvis automatiserade betalningsflöden, integrerade och effektivare ekonomiprocesser. Genom att migrera till Control Edge kunde SLP ständigt arbeta i den senaste versionen av ekonomisystemet.

Vi slipper nu tidskrävande uppgraderingsprojekt och kan enkelt arbeta via webben. Ekonomisystemet är mer integrerat med vår existerande uppsättning, särskilt genom säkrare och mer effektiva API-integrationer. Denna förändring har också förbättrat vår säkerhet och stabilitet, eftersom vi tidigare haft problem med hanteringen av filer som inte har kunnat läsas in av olika anledningar.
– Christoffer Widéen, Finansiell Controller på SLP.

SLPs långsiktiga strategi

SLPs långsiktiga strategi är att effektivisera så många processer som möjligt och därmed få ytterligare tidsbesparingar. Därför var möjligheten till effektivisering via automatiserade ekonomiprocesser avgörande vid val av ekonomisystem. Control Edge har en flexibel ekonomimodell som enkelt går att skala upp när verksamheten växer, vilket även var en avgörande anledning till att SLP valde Control Edge. SLPs ambition är nämligen att kunna utöka ekonomimodellen i takt med att verksamheten förändras och blir mer komplex.

Vår målsättning är att kunna skala upp systemmässigt och de ekonomiska processerna i takt med att vi förvärvar bolag och blir större.
- Christoffer Widéen, Finansiell Controller, Swedish Logistic Property, SLP

Control Edge är del av Visma

SLP upplever en trygghet i att Control Edge är en del av Vismakoncernen, en ledande aktör av affärskritisk programvara, och att det är Visma som ansvarar för informationssäkerheten.

Visma är profilerade mot effektivisering, automation och användarvänlighet, och det märks tydligt i Control Edge. Säkerhet var avgörande, och vi vet att Visma är en stor aktör inom informationssäkerhet. Därför kändes det tryggt att överlåta säkerhetsansvaret till Visma som hanterar och driftar det på deras egna servrar. På så sätt kan vi diversifiera vår skaderisk och minimera risken för att bli sårbar genom att låta Visma hantera informationssäkerheten. Vi har inte upplevt några säkerhetsincidenter.
– Christoffer Widéen, Finansiell Controller på SLP

De olika funktionerna i ekonomisystemet, såsom behörighetsstyrning, upplever SLP är flexibla då de kan styra behörighet på enskilda funktioner och bolag. I Control Edge ingår Autopay och Ärenden som inkluderar ett säkerhetstänk för att kunna göra rätt i hela utbetalningsprocessen och ha koll på alla leverantörer, vilket minskar riskerna. Med hjälp av loggningsfunktionerna kan SLP hela tiden se vad som görs och av vem.

Bra användarvänlighet och hög prestanda ökar effektiviteten

SLP upplever Control Edge som användarvänligt, enkelt och intuitivt, mycket tack vare de färdiga flödena och tydliga guider som tar användaren framåt steg för steg. Genom ett webbaserat och användarvänligt gränssnitt kan SLP komma åt, bifoga och importera filer snabbare, inloggning blir enklare, uppdateringar sker kontinuerligt per automatik. Dessutom kan SLP vara mer flexibla i importen från fastighetssystemet Vitec. Detta eftersom de själva kan välja vilken data som ska med i importen och behöver inte vänta på schemalagda jobb utan kan styra tidpunkten själv. Upptiden är god och de har inte upplevt några prestandaproblem eller avbrott, vilket är extra viktigt när man jobbar med stor mängd data.

Flerbolagshanteringen är uppskattad då det går att hantera många dotterbolag på ett smidigt sätt och gruppera de olika koddelarna (dimensioner) för att exempelvis visa ansvar i olika projekt, eller tagga olika projekt med olika värden för att kunna följa upp på ett bättre sätt internt.

Stabila integrationer – effektiviserar ekonomiprocesserna

De använder Vitec Hyra där bokföring bestående av hyresaviseringar och inbetalningar dagligen läses in till Control Edge via en API-integration. SLP kan välja om de vill få bokföringsunderlaget till loggen eller importera direkt in i bokföringen. Genom avvikelesehanteringen i Control Edge spar de tid då de endast behöver titta på det som fastnar och inte kontrollera allt som är rätt. SLP har även en API-integration för datalager, dit SLP importerar bokföring för att kunna följa upp projekt mot budget och ta fram driftsnettorapport. Båda integrationerna är stabila, inget som SLP behöver fundera på i det dagliga arbetet, och det är även betydligt säkrare jämfört med tidigare filöverföring.

Funktioner

Så används Control Edge i SLPs dagliga arbete

• Hela redovisningsmodulen
• Leverantörsfakturaflödet (EFH), inklusive schablonmoms
• Attest vid leverantörsupplägg (nya leverantörer och förändringar på befintliga leverantörer)
• Automatisk bankkontoavstämning
• Leverantörsbetalningsflödet, inklusive moderbolagsavräkning
• Anläggningsregister
• Import och export till/från Excel
• API-integration mot Vitec Hyra och datalager, samt BI- och analysverktyg

Resultat

SLP sparar värdefull tid – varje månad med Control Edge

SLP gör bokslut för 100 bolag och vid månadsbokslut är arbetsbelastningen extra hög. Control Edge är en bidragande faktor till att de kunnat effektivisera sina bokslut och därmed minimera bokslutstiden till enstaka dagar och lägga värdefull tid på annat. Detta med hjälp av automatiserade processer och funktioner, exempelvis att importera Exceldokument med stor mängd data, såsom bokföring för 100 bolag i samma fil.

Control Edge har bidragit till att SLP kunnat minimera tiden de lägger på aktiviteter i den löpande verksamheten, då SLP nu kan använda nya funktioner som gör arbetet mer effektivt. Många manuella processer har ersatts, vilket har lett till tids- och kostnadsbesparingar. Funktioner såsom flerbolagshantering och Excelimporten gör att de lägger mindre tid vid interna mellanhavanden, och de har minskat sina IT-kostnader dels kopplat till säkerhet, dels att uppehålla en miljö som klarar de krav som en on-premlösning krävde. Nu kan rapporter till beslutsfattare levereras både korrekt – och snabbt.

Slutligen anser SLP att Control Edge är ett flexibelt, stabilt och användarvänligt ekonomisystem och skulle rekommendera andra företag att använda det.

Vi rekommenderar Control Edge till andra företag, framförallt om man letar efter ett användarvänligt system med behov av flerbolagshantering och gärna vill kunna skala upp med befintligt system.
- Christoffer Widéen, Finansiell Controller, Swedish Logistic Property, SLP

Kraftfullt ekonomisystem för fastighetsbolag

Control Edge är ett optimalt ekonomisystem för fastighetsbolag som har komplexa ekonomimodeller, med behov av avancerade API integrationer och effektiv hantering av stora transaktionsvolymer.

Läs mer: Ekonomisystem för fastighetsbolag

Kundcase: Så bidrar Control Edge till ökad säkerhet och minskade kostnader